【Notionテンプレート】勤怠管理(タイムシート)

Notionで業務委託先とのエクセル・紙の勤怠管理やり取りを撤廃して効率化。

勤怠管理(特に業務委託先)でこんな悩みはありませんか？

• 委託先からの勤怠報告(タイムシート)が毎月送られてくるが、ファイルの管理が煩雑。
• 委託先ごとに勤怠報告のフォーマットが異なるので、自社で集計して別のエクセルに転記するなどの手間が発生し非効率。
• 日別や週別に委託先の稼働時間を管理したいので、クラウド化して常に最新状態を見えるようにしたい。

Notionならこれらの課題を解決できます

• 業務委託先の担当者または自社の社員ごとに勤怠状況を管理できるテンプレートです。
• 脱エクセルで管理を効率化しましょう！
  

※自社の社員向けの勤怠管理にも使用することはできますが、

・社員ごとにテンプレートを複製すると数が膨大になる懸念

・一つのテンプレートで全社員の勤怠管理を行うと社員同士で他の社員の勤怠状況が見えてしまう問題

があるので、基本的には委託先の勤怠管理に適していると思います。社員数が少ない場合は社員ごとに1つのテンプレートを割り当て、そこに永続的に記入していき、月別年別のビューで実績管理していく運用も可能です。

●できること ー 残業時間や有給取得日数の自動計算も

• 日別・時間別の勤怠入力と管理
• 月別の集計
• 残業時間の自動計算(勤務時間が8時間を超える時間を残業時間として計算します。)
• 有給休暇や病欠の取得も時間単位で入力可能
• 有給休暇や病欠の取得日数の自動計算(8時間を1日とカウント)
• 4時間以上の勤務で1時間の休憩が付与される仕組み(非表示になっている"休憩"列の計算式を適宜変更してください)

報告した勤怠時間をもとに勤務時間、残業時間、有給取得日数、病欠取得日数を自動計算。月別、年別集計ビューを確認すれば、その単位での勤務実績も確認可能です。

運用方法

• このテンプレート(データベース)を委託先のスタッフごとに複製(もしくは1テンプレートに複数スタッフの勤怠を同時記録)
• 複製したテンプレートを委託先のスタッフにゲストとしてアクセス共有して記録を依頼
• 作業概要の項目を追加して業務報告書と兼用することも可能

注意点

• 委託先側でも提出したデータを保存したいという場合は、Notionのダウンロード機能では綺麗にダウンロードできないので向かないでしょう。
• 僕は長らく海外で仕事をしてきましたが、委託先によっては勤怠管理シートをエクセルで提出し、確認したらメールで返信するだけOKな企業も数多く目にしました。
• 国や社内の規定によっても異なると思いますが、委託先から勤怠管理シートに承認のサインを求められる場合などは、当テンプレートでの運用は実現が難しいと思います。
  

●テンプレートの入手方法

• 購入後のコンテンツページにテンプレートのURLが表示されます。
• Notionにログインした後、テンプレートを複製することでご自身のNotionアカウントで使用可能です。